Organisation de l’Agence

L’Agence de Développement Social fonctionne sur la base de l’organisation décrite selon l’organigramme ci-dessous :

organigramme-adds

1) La Direction Générale.

La Direction Générale a pour fonction :

  • de mettre en œuvre la politique définie par le CA et assure l’exécution de ses délibérations ;
  • d’établir une planification stratégique des activités liées aux différents programmes et projets dont l’ADDS assure la charge ;
  • d’assurer la gestion administrative, opérationnelle (ou technique) et financière de tous les projets/programmes dont l’exécution est confiée à l’ADDS ;
  • de garantir l’organisation, le recrutement, la nomination et le licenciement du personnel de l’Agence dans le respect des dispositions légales et réglementaires
  • d’autoriser tous les actes ou opérations relatifs à sa mission et d’effectuer tous les actes conservatoires ;
  • de fixer les objectifs et missions des différentes Directions opérationnelles ;
  • de mobiliser des ressources financières et humaines nécessaires à l’exécution des projets et programmes entrant dans le cadre des missions de l’ADDS ;
  • de contracter des partenariats techniques auprès d’agences similaires et aux mêmes vocations que l’ADDS ;
  • de transmettre annuellement le bilan (ou rapports d’activités) ainsi que les comptes de l’Agence au CA, aux autorités de tutelle et aux différents bailleurs ;
  • d’engager, liquider et ordonnancer les dépenses, liquider les créances et émettre les titres de recettes en vue de leur recouvrement, signer les contrats et les conventions de toute nature entrant dans l’objet social de l’ADDS.

Dans sa fonction de pilotage, la Direction Générale se doit de :

  • Garantir de la production dans les délais et de la fiabilité des documents comptables, financiers et légaux ;
  • Gérer la gestion comptable et financière de l’agence ;
  • d’un Service de coopération internationale qui lui permet de nouer les différents contacts avec l’extérieur tant dans le cadre de partenariat technique que de mobilisation de ressources ;
  • d’un Service de passation de marchés pour l’ensemble des activités liées aux contrats avec des prestataires ;
  • d’un Service Système, Information et Réseaux pour la gestion intégrée des activités ;
  • d’un Service Communication pour faire connaître les activités de l’Agence aux bénéficiaires, aux bailleurs, aux autres partenaires locaux et internationaux ;
  • d’un Service d’audit interne et de gestion qualité pour le contrôle et suivi de l’efficience et des performances de l’Agence et de ses Directions et Services.
  • d’une cellule d’encadrement pour gérer le réseau des Caisses d’Epargnes et de Crédits (CEC)

2) Direction Administrative.

La direction administrative et financière est un des noyaux de l’ADDS, elle assure des activités communes à l’ensemble des services et la coordination nécessaire des activités des autres directions.

Elle a pour objectifs :

  • Assurer la gestion du patrimoine de l’Agence ;
  • Concevoir et proposer à la Direction Générale les politiques de gestion des Ressources Humaines qui concourent au développement des compétences nécessaires à la mise en œuvre de la stratégie de l’agence, dans le respect de la réglementation en vigueur et veiller à leur mise en œuvre ;
  • Assurer l’optimisation du fonctionnement du service et la motivation des équipes ;
  • Contrôler les opérations d’évaluation des ressources humaines ;
  • Assurer la gestion prospective et le développement des ressources humaines ;
  • Assurer le bureau d’ordre et d’accueil ;
  • Gérer la gestion et développement des ressources humaines.
  • Définir et mettre en œuvre la politique financière, des achats, de la gestion du patrimoine et des archives de l’agence ;
  • Optimiser la gestion des ressources matérielles et du patrimoine de l’agence ;
  • Assurer la gestion des stocks ;
  • Contrôle la conformité des achats de l’agence à la réglementation en vigueur ;
  • Gérer la gestion des moyens généraux de l’agence ;
  • Participer à la définition et la mise en œuvre de la politique d’achat ;
  • Veiller à la sauvegarde du patrimoine de l’agence en assurant sa gestion et son entretien.

La DMF dispose de deux services, un service de refinancement et un service de suivi et de contrôle des activités des Caisses Populaires d’Epargne et de Crédit (CPECs) ou toute autre structure d’intermédiation financière. Son objectif est promouvoir et de développer le secteur de la micro finance à Djibouti. Les lignes de crédits octroyées à la CPEC permettront de financer les micros projets, les micros crédits. De nouveaux produits financiers seront offerts par la CPEC à savoir l’épargne à vue et l’épargne à terme, crédits individuels.

3) Agence comptable

  • Veiller à la continuité des financements nécessaires à l’activité de l’Agence et des projets qu’elle finance ou met en œuvre ;
  • Garantir de la production dans les délais et de la fiabilité des documents comptables, financiers et légaux ;
  • Gérer la gestion comptable et financière de l’agence ;
  • Garantir la production des arrêtés et états de synthèse ;
  • Assurer la tenue comptable du budget annuel de l’agence et le suivi des engagements par rapport au budget ;
  • Assurer la sécurité et régularité des paiements et actifs de l’agence ;
  • Superviser la tenue de la comptabilité budgétaire et l’exécution du budget ;
  • Optimiser la gestion de la trésorerie et prévision des flux ;
  • Gérer au quotient la caisse.

4) Direction Micro Finance

Le financement des activités de la DMF provient du compte Fonds de Solidarité National et du fonds des micros crédits recouvrés par le projet ex FSD d’un montant de 360 000 000 FDJ. Dans le cadre du programme de réduction de la pauvreté urbaine à Djibouti (Prepud) , la Banque Africaine de Développement a alloué un montant de 3 000 000 usd en vue de renforcer les initiatives communautaires et les capacités techniques, humaines des structures de Micro finance à savoir les CPECs. La Banque Islamique de Développement a prévu une ligne de crédit de 1 000 000 usd et une enveloppe de 3 000 000 usd pour renforcer les capacités de la CPEC de Djibouti et ce dans le cadre du projet de réduction de pauvreté urbaine de Balbala.

Quels sont ses champs d’actions :
L’ADDS à travers sa Direction de la micro finance sera chargée de la promotion, l’encadrement, le refinancement et le contrôle des Caisses Populaires d’Epargne et de Crédit (CPEC) afin de leur permettre de devenir de véritables professionnelles de la micro finance, capables d’être viables et pérennes.
La Direction de la micro finance jouera le rôle de faîtière des IMF créées pendant une phase transitoire permettant leur consolidation. Dans ce cadre, elle gérera une base de données sur les IMF.
La Direction des infrastructures (Dl) assure une fonction de suivi et de coordination des projets (maîtrise d’ouvrage déléguée) et des activités de réalisation de travaux, d’études ou de fournitures sur l’ensemble du territoire Djiboutien.

La Maîtrise d’Ouvrage Délégué :
Elle est basée sur le concept du «FAIRE-FAIRE» impliquant le secteur privé (Bureaux d’étude, ONG, entreprises) qui s’est fortement développé, pour améliorer leur compétitivité et contribuer à l’efficacité dans l’exécution des travaux.
Comment est organisée la Direction des infrastructures ?

  • Pour remplir son rôle de développement des équipements et des infrastructures, la DI dispose de services aux rôles distincts.
  • Service Etudes des projets : réalise les études et pré études nécessaires au déroulement des travaux, parfois aidé par des spécialistes extérieur (architecte, consultant pour études spécifiques tel que dimensionnement équipement solaire, adduction d’eau …),
  • Services Contrôle de réalisation : s’assure de la bonne exécution des travaux par les entrepreneurs, coordonne les entreprises, valide les prestations,
  • Services des méthodes et coordination : Capitalise les méthodes de travail dans les différents métiers (bâtiment, travaux public, solaire, eau …), réalise un suivi des projets et des programmes de travaux (suivi des coûts et délais).

Nos ressources et nos champs d’action ?
La nouvelle Agence Djiboutienne de Développement social (l’Ex Adetip et l’Ex FSD) fête son premier anniversaire et sa création par le gouvernement de Djibouti, avec l’appui et l’encouragement des partenaires au développement, à la tête desquels figure : la Banque Mondiale, mais aussi l’AFD., la BID. , la BAD., l’UNICEF, etc … Ces divers bailleurs, ainsi que l’état Djiboutien a travers le Fond de Solidarité National (FSN) permettent la réalisations des programmes et projets d’infrastructure et le fonctionnement de l’agence.

Nos Missions :

Projet

  • Collecte des documents existants
  • Visite, identification et reconnaissance de sites
  • Séance de travail avec les intervenants
  • Actualisation des études et élaboration des DAO
  • Prise en compte d’avis de non objection s’il y a lieu (avis du consultant par exemple)
  • Remise de site
  • Réalisation des travaux (contrôle et suivi)
  • Réception provisoire
  • Réception définitive

Sélection des prestataires de service

  • Elaboration de short list et de TDR
  • Exécution de la prestation (contrôle et suivi)
  • Réception et clôture suivant les dispositions contractuelles

La Direction du Développement Social (DDS) assure une fonction d’animation et de coordination des programmes, des projets et des activités d’appui au développement social et communautaire sur l’ensemble du territoire djiboutien. La DDS initie, planifie et assure le suivi de toutes les interventions de l’agence relatives au développement social et communautaire :

  • IEC (Information, Education, Communication)
  • Mobilisation sociale et sensibilisation des populations bénéficiaires
  • Formation de base (alphabétisation, soutien scolaire, etc.)
  • Formation et insertion professionnelles
  • Renforcement des capacités des Organisations de la Société Civile (ONG, associations, coopératives, CPEC, etc.)
  • Promotion des Activités Génératrices de Revenus (AGR)
  • Programmes d’équipements des acteurs du développement

En milieu urbain, la direction travaille sur l’ensemble des thématiques urbaines, principalement l’eau, l’éducation, la santé, l’assainissement, l’habitat social et l’électrification. En milieu rural, les thématiques sont sensiblement les mêmes à ceci près que les interventions de la direction ciblent également le secteur primaire (agriculture, élevage, pêche).
Au niveau de l’agence, la DDS identifie et met en œuvre des formations pour les cadres, les agents et les structures partenaires.

Comment est organisée la Direction du Développement Social ?
Pour mener à bien ses interventions, la DDS est composée d’une direction et de trois services. La direction supervise les activités des services et participe avec eux à l’identification, à la conception, au suivi et à la capitalisation des interventions. Les services « programmes de développement urbain » et « programmes de développement rural » assurent la coordination et la réalisation des programmes et des projets liés au développement social en milieu urbain et en milieu rural. Enfin, le service « prestations » assure la coordination et la réalisation des actions qui ne rentrent pas dans le cadre d’un programme ou d’un projet.

Quelles sont les approches de la DDS ?
Les approches de la direction sont au nombre de quatre :

  • territoriale et intégrée, visant à promouvoir de façon cohérente tous les thèmes d’intervention sur une zone cible dans un souci de contribuer à l’amélioration généralisée d’une situation,
  • participative et de proximité, accordant une place privilégiée à l’implication des populations bénéficiaires dans l’identification de leurs problèmes et de leurs besoins mais aussi des solutions pour y remédier,
  • communautaire, prolongeant ainsi le processus participatif des bénéficiaires qui deviennent des partenaires puisque ces derniers sont mis à contribution dans les différents stades de réalisation des projets conçus pour répondre à leurs besoins prioritaires,
  • partenariale, privilégiant la contractualisation avec les partenaires et insistant sur leur responsabilisation en s’appuyant sur le principe du « faire faire ».

A une échelle plus restreinte, la DDS prend également en compte les approches du genre et environnementale.

Les principales missions de la Direction de la Programmation et du Suivi-Evaluation
On définit la Direction Programmation et Suivi Evaluation (DPSE) comme un véritable outil de pilotage et une aide indispensable à la prise de décision.
Sa mission consiste à fournir une situation de référence détaillée ou un état de lieux sur la zone avant toutes interventions pour permettre une meilleure orientation et une amélioration qualitative des actions tout au long de leur mise en ouvre.
Il s’agit principalement de :
« Programmer » d’avance le déroulement des activités (planification) afin d’optimiser et coordonner les activités d’un projet ou un programme. En outre, elle permet de contrôler la bonne exécution de toutes les phases à l’aide d’un calendrier qui se base sur un organigramme des tâches et d’un budget qui fixe la gestion du temps.
« Suivre » les activités exécutées dans le cadre du programme qui vise en premier lieu à offrir aux administrateurs et aux principales parties prenantes une retro-information régulière et des indications précoces sur les progrès ou l’absence de progrès dans l’obtention des résultats cherchés. Ainsi ce suivi permet d’assurer une performance effective et efficace d’un programme en fournissant à tous les niveaux des informations importantes pour améliorer des plans d’opérations et de faire au besoin le nécessaire pour remédier aux insuffisances et aux contraintes éventuelles dans la mise en œuvre
« Evaluer » les résultats obtenus par rapport aux prévisions pour apprécier de manière systématique et objective la pertinence, la performance, le succès ou l’échec de programmes et projets. C’est l’examen et l’analyse critique des bénéfices par rapport aux résultats du projet/programme, par rapport aux groupes cibles, par rapport au contexte socioéconomique, politique et culturel.

Organigramme

Quelles sont les approches de la DPSE ?
«Support : Utilisation de méthodes de suivi évaluation

Une méthodologie de suivi évaluation est identifiée à travers le choix des indicateurs d’impact et de résultats du programme afin d’informer la planification des activités (faite en amont) et de permettre le suivi, mais également de mesurer les impacts et résultats du programme à la fin de la période d’intervention.
Ensuite il faut « Informatiser » le système de programmation suivi évaluation pour avoir:

  • Une base de données sur les conditions de vie des ménages vulnérables dans les zones d’intervention du programme
  • Des Données sur le degré « d’empowerment » des ménages vulnérables (participation dans les structures de prises de décision communautaires, dignité _etc.)
  • Des Données sur la perception des ménages par rapport au programme (enquêtes de satisfaction)